Studio Legale
I collaboratori cercano precedenti, clausole contrattuali e giurisprudenza tra centinaia di fascicoli PDF. Il chatbot risponde in secondi con riferimento preciso al documento.
Riduzione del 60% del tempo di ricerca documentale
RAG Technology · On-Premise · GDPR
Il tuo chatbot aziendale
conosce i tuoi documenti
Manuali, contratti, procedure, listini, normative. Il tuo team fa domande in italiano e ottiene risposte precise — estratte direttamente dai tuoi archivi. Nessun dato esce dall'azienda.
<2s Tempo di risposta medio
100% On-premise, zero cloud
4 sett. Dalla firma al go-live
Demo live
Cosa vede il tuo team ogni giorno
Una semplice finestra di chat. Il dipendente scrive la domanda in italiano, il sistema recupera la risposta dai tuoi documenti in tempo reale.
🤖
Assistente Aziendale ● Online · Connesso ai tuoi archivi
Qual è la procedura per la gestione dei resi superiori a 30 giorni dalla consegna?
14:32
Secondo la Procedura Resi Rev.4 (art. 3.2), i resi oltre 30 giorni dalla consegna richiedono:
1. Autorizzazione scritta del responsabile commerciale
2. Compilazione del modulo RMA-03
3. Ispezione qualitativa entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento
Il rimborso viene emesso come nota di credito entro 15 giorni dall'accettazione.
1. Autorizzazione scritta del responsabile commerciale
2. Compilazione del modulo RMA-03
3. Ispezione qualitativa entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento
Il rimborso viene emesso come nota di credito entro 15 giorni dall'accettazione.
📄 Fonte: Procedura_Resi_Rev4.pdf · pag. 7 · Aggiornato: marzo 2025
E se il prodotto è difettoso?
14:33
Per prodotti difettosi si applica la Garanzia Legale di Conformità (D.Lgs. 24/2002). In questo caso:
• Il reso è sempre accettato entro 24 mesi
• Non serve l'autorizzazione del responsabile commerciale
• Il cliente può scegliere tra riparazione, sostituzione o rimborso
• Il reso è sempre accettato entro 24 mesi
• Non serve l'autorizzazione del responsabile commerciale
• Il cliente può scegliere tra riparazione, sostituzione o rimborso
📄 Fonte: Manuale_Garanzie_2024.docx · Contratto_Tipo_Cliente_B2B.pdf
Tecnologia RAG
Come funziona un chatbot aziendale su documenti
RAG (Retrieval-Augmented Generation) è la tecnologia che permette all'AI di rispondere solo sulla base dei tuoi documenti reali — senza inventare, senza allucinare.
1
Caricamento documenti
Capiamo i tuoi documenti: PDF, Word, Excel, email, pagine web interne. Li indicizziamo in un database vettoriale installato nei tuoi server — mai nel cloud.
Indicizzazione locale2
Ricerca semantica
Quando un utente fa una domanda, il sistema capisce il significato — non solo le parole esatte — e recupera i passaggi più pertinenti dai tuoi archivi.
Vector Search3
Generazione risposta
Il modello linguistico (installato on-premise) compone la risposta usando solo i passaggi recuperati, citando sempre la fonte esatta e la pagina.
LLM On-Premise4
Zero dati in uscita
Ogni elaborazione avviene sui tuoi server. Nessuna chiamata a OpenAI, nessun dato inviato a cloud esterni. Conforme GDPR e AI Act europeo.
GDPR CompliantCompatibilità
Funziona con i tuoi documenti, così come sono
Non devi riformattare nulla. Il sistema legge i tuoi file nella forma in cui li hai già.
PDF Manuali, contratti, normative
DOCX Procedure, lettere, report
XLSX Listini, tabelle, dati strutturati
PPTX Presentazioni, training
TXT / MD Note, knowledge base
EMAIL Archivi Outlook / Exchange
HTML Intranet, wiki aziendali
ERP / CRM Via connettore personalizzato
Casi d'uso
Chi usa un chatbot su documenti — e come
Manifattura
Gli operatori in linea consultano manuali tecnici, schede di manutenzione e procedure di sicurezza senza lasciare il posto. Il chatbot risponde in italiano con citazione del capitolo.
Accesso istantaneo a 4.000+ pagine di documentazione tecnica
Sanità Privata
Il personale amministrativo consulta protocolli clinici, listini prestazioni e normative sanitarie regionali. Zero rischio di invio dati sensibili a terzi: tutto resta on-premise.
Conformità GDPR totale su dati sanitari
Banche & Assicurazioni
I consulenti trovano risposte su prodotti, regolamenti interni e normative MiFID in tempo reale durante le chiamate con i clienti. Nessun dato finanziario esce dalla rete aziendale.
Risposta normativa in <3 secondi durante la consulenza
Retail & E-commerce
Il team customer service consulta listini aggiornati, condizioni di reso, disponibilità e schede prodotto senza passare da 5 sistemi diversi. Un'unica domanda, una risposta precisa.
-40% di tempo medio di gestione ticket
Studi Commercialisti
I collaboratori cercano circolari fiscali, prassi AgE e normative IVA tra archivi di documenti aggiornati mensilmente. Il chatbot cita circolare e data di aggiornamento.
Knowledge base fiscale sempre aggiornata e interrogabile
Documentazione tecnica
Chatbot sulla documentazione tecnica: manuali, schede e certificazioni
È il caso d'uso in cui il chatbot su documenti rende di più. La documentazione tecnica è voluminosa, cambia di revisione in revisione ed è sparsa tra cartelle di rete, email e gestionali; intanto le stesse domande arrivano ogni giorno all'ufficio tecnico. Il chatbot risponde citando documento, revisione e pagina, così chi chiede trova da solo la versione giusta.
Campia Imballaggi · imballaggi in legno
Oltre 10 GB di archivio tecnico interrogabile, anche durante gli audit
Schede prodotto, certificazioni, capitolati e documentazione normativa dei fornitori indicizzati on-premise. In fase di audit il documento richiesto si trova in pochi istanti, e il sistema riconosce la revisione più aggiornata separandola da quelle vecchie o scadute.
Leggi il caso Campia Imballaggi →Meccanica di precisione · 85 dipendenti
2.400 pagine di documentazione tecnica, −70% di richieste all'ufficio tecnico
Schede prodotto, manuali di montaggio e procedure di qualità interrogabili da Microsoft Teams. Nel primo mese le richieste dirette all'ufficio tecnico sono calate del 70%, l'onboarding dei nuovi commerciali è passato da 3 mesi a 3 settimane e il payback è arrivato al nono mese.
Leggi il caso completo →Per la parte di manutenzione e reparto produttivo vedi anche AI per la manifattura; per capire come funziona la ricerca sui documenti, la guida RAG su documenti aziendali.
Domande frequenti
Tutto quello che vuoi sapere sul chatbot aziendale su documenti
Un chatbot aziendale su documenti (tecnologia RAG) risponde esclusivamente sulla base dei tuoi file aziendali reali — manuali, contratti, procedure, schede prodotto. A differenza di ChatGPT, non inventa risposte né usa dati generici da Internet: ogni risposta è tracciabile alla fonte esatta. Inoltre, tutto funziona on-premise: i tuoi documenti non vengono mai inviati a server esterni.
Sì, è l'aspetto che distingue Gaulin dai competitor cloud. Il sistema viene installato direttamente nei tuoi server aziendali o in un tuo data center privato. Nessun documento, nessuna domanda e nessuna risposta transita su server di terzi. Il sistema è conforme al GDPR (Reg. UE 2016/679) e all'AI Act europeo.
Il sistema supporta PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), file di testo, pagine HTML, archivi email Outlook/Exchange e, tramite connettore personalizzato, dati strutturati da ERP e CRM aziendali. Non è necessario convertire o riformattare i file esistenti.
Il processo standard prevede 4 settimane: 1 settimana di analisi e configurazione, 1 settimana di indicizzazione documenti e addestramento sul tuo gergo aziendale, 1 settimana di test con il team, 1 settimana di formazione e go-live. Il primo prototipo funzionante è solitamente pronto in 2 settimane.
Sì. Il sistema viene calibrato sul tuo vocabolario aziendale specifico: acronimi interni, denominazioni di prodotto, nomi di processo. Rispondera in italiano corretto e comprenderà le domande anche se formulate in modo colloquiale o con terminologia di settore. Non richiede all'utente di usare comandi speciali.
Puoi caricare nuovi documenti o aggiornare quelli esistenti in qualsiasi momento tramite un pannello di gestione semplice. Il sistema re-indicizza solo i file modificati, senza dover ripartire da zero. Puoi anche configurare aggiornamenti automatici da cartelle condivise o SharePoint.
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